日頃のお仕事の中で様々な所へ色々なメールを送る事が有ると思いますが、私事を起因としたメールを送る時は少し頭を悩ませてしまいます。
中でも、特に機会が少ない「産休の挨拶メール」等に関しては、テンプレートも用意されていない事でしょう。
そこで今日は、その産休を控えた人が知っておいた方が良い「産休の挨拶メール」を社内に送る際の注意事項と、その書き方を、例文を踏まえてご説明します。
産休の挨拶メールを送る時期と諸注意
・一ヵ月～二週間前には送る
社内に向けて産休の挨拶メールを送る事は謝意を表すマナー的な意味合いも有りますが、部署や職場の皆に自身の一時的な離職を報知する役割もあります。
ですので、あなたと仕事の繋がりがある人達が困らない様に、一ヵ月～二週間くらい前には知らせた方が良いでしょう。
産休に入る当日などにも再度メッセージを送りたいと考えている場合は、私信の内容を盛り込むか、産休祝などのお礼の文言を添えて送りましょう。
・申し送り事項を入れておく
事前に人事の人や上司に相談と報告を終えていても、今一度、軽く自身の産休を周知する文言と、誰と引継ぎをしているかや、自身が休職している間に注意して欲しい業務がある場合は、その旨も少し書いておきましょう。
キーワード的な諸注意でも、職場の方はそれを見て引継ぎに不備が無いかや、あなたが産休に入る前に確認しておきたかった事を思い出す事が出来ます。
・基本的には礼儀正しい内容に
友人や知人に送る場合はフランクな内容でもかまわないですが、社内メールは正式な書類と同程度の取り扱いをしている会社も有りますので、件名や署名などは社内の書式ルールに則り、礼儀正しい内容にした方が無難です。
社内or部署全体に向けて送る産休の挨拶メール例文
件名：産休のご挨拶【（名前や所属）】
（※名前と所属の記名に社内書式ルールが在る場合は、それに従って書きましょう）
お疲れさまです。○○です。
私事ですが、◯月頃に出産を控えており、
この度、◯月◯日より産休に入らせていただく事をお伝えしたく、
皆様にご連絡させていただきました。
（※この部分の文言は、失礼のない程度に簡潔で構いません）
大変恐縮ですが、産休後は引き続き育休を取らせていただく事になるのと、
なにぶん初めての出産という事もありまして、
復帰の詳細な時期は未定となっている事をお詫び申し上げます。
（※こちらの文は、「初出産」の場合は不慣れな事からトラブルも起こりえますので、復帰時期を明確に書かない方が無難です。
二人目以降の場合は、ある程度の目星がつくと思いますので、復帰時期を「復帰は◯◯年◯月頃を予定しております」といった文言に変えると良いでしょう）
産休中の業務につきましては、〇〇さんに引き継ぎをお願いしております。
最終出社日は関しましては〇月〇日を予定しておりますので、
不在中の業務で何かご懸念がありましたら、その日までにお声かけいただければと思います。
（※こちらは、産休中に職場の方に助力してもらうための業務連絡的な内容を入れておきます。短くてもかまいませんので、引継ぎ先の方の名前や不在時の業務などの注意事項がある場合は必ず入れて、念のため産休に入る予定日をもう一度書いておくと良いです）
不在期間中は皆様にご迷惑をおかけいたしますが、
復帰の際は、また新たな気持で業務に励む所存ですので、
その際は、皆様とご一緒にお仕事をさせていただければ嬉しく思います。
○○部○○
（※最後の締めの文です。個別にメールを送って、それぞれにお礼が言いたい場合には、この部分を変更してください。
全体に送る場合は、謝意を表す文言と復帰に向けての意欲を示す感じのメッセージを書くと良いと思います。
文末の下の署名は無くてもかまいませんが、社内書式ルールみたいな物が有る様でしたら、それに沿って日付や署名を書いてください）
上司や上役へ送る産休の挨拶メール例文
件名：産休のご挨拶【（名前や所属）】
○○部長、お疲れさまです。○○です。
私事ですが、◯月◯日より産前産後休暇に入らせていただくことになります。
事前にご相談させていただいた通り、最終出社日までには余裕をもって○○（引継ぎ相手の名前）へと申し送りを終える予定です。
産休と育児休暇の間は、○○部長と○○の皆様にはご負担をおかけすると思いますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
（※直属の上司の方などには事前に産休の予定を伝えていると思いますので、ここまでの文言は簡潔に、引継ぎに関する注意事項は例文１の物と同じ様な内容でもかまいません）
○○部長につきましては、産休と引継ぎのご支援だけでなく、
平素よりご指導と励ましのお言葉をいただけて、大変感謝しております。
順調にいけば、〇月頃のの職場復帰を予定しております。
その復帰の折には、またご一緒にお仕事をさせていただければ幸いです。
（※〆の文章は謝意を表す私信を、固めの文章で表すと無難です。）
まとめ
例文を見て分かったかもしれませんが、産休の挨拶メールは「導入の挨拶」「引継ぎに関する報告」「〆の感謝文」の３パートに分けられます。
「導入の挨拶」の部分は、社内の何処に送信するにしても内容は同じ様な物ですので切り替える必要は少ないでしょう。
「引継ぎに関する報告」の部分には少し注意が必要です。
勤めている会社の規模が大きい場合は、引継ぎ相手の内線番号などの情報も載せた方が事はスムーズに進みます。
「〆の感謝文」は、個別にメッセージを送りたい場合は、個人的にお世話になった話を織り交ぜて書き、全体に送る場合は感謝の意と復帰の意欲を感じさせる内容にすると良いと思います。
社内の書式ルールなども有ると思いますが、基本的には上記の構成で書く事になります。
社内・社外の何処に送信するにしても、この３パートの構成で書く事になりますので、パートを分けて考えれば盛り込む内容を整理して考える事が出来ます。
産休に入る当日にメッセージを送る場合の内容も、この構成を外れる事はありませんので、文言を変更した内容の物を事前に用意しておけば楽かもしれません。
また、出社最後の日にはなにか菓子折りを持って出社するとなおいいでしょう。産休に入る今までご迷惑をおかけしたほんのお礼として1000円程度の菓子折りでもいいかと思います。Amazonや楽天でも1000円程度の菓子折りがたくさん売ってますよ♪（個人的には安いのにおいしいブルボンの菓子折りがオススメ！）
